Освобождение архива требует отдельного подхода. Сначала нужно решить, какие документы можно списать, а затем выбрать способ вывоза и уничтожения.
Проверьте состав архива
До передачи документов ответственное лицо организации определяет, какие материалы допустимо уничтожить, и оформляет внутреннее решение. Документы, которые ещё нужны для работы или хранения, не должны попасть в общую партию.
Разделите обычную бумагу и конфиденциальные материалы
Брошюры, каталоги и общедоступные материалы можно передать как обычную макулатуру. Документы с персональными данными и коммерческой информацией требуют согласованного процесса уничтожения и контроля доступа.
Подготовьте партию
Удалите пластиковые папки и крупные металлические крепления. Для конфиденциального вывоза используйте закрытые коробки или контейнеры. Сообщите объём, адрес, этаж и требования к присутствию представителя при уничтожении.
Получите подтверждающие документы
В договоре стоит заранее определить способ уничтожения, порядок передачи и состав акта. Сохраняйте акт приёмки и акт уничтожения вместе с внутренними документами о списании архива.